Личное дело студента: документы, требования, сроки хранения

Наташа Наташа 19 Август 2019 2 317 Время чтения: 6 минут
Содержание
Содержание

    Как только абитуриент становится студентом, в стенах альма-матер на него заводят личное дело. Звучит немного угрожающе, не так ли?

    На самом деле беспокоиться не о чем. Этот документ никоим образом не нарушает права учащегося, о которых можно почитать на нашем телеграм-канале

    Давайте изучим, что такое личное дело студента, для чего нужен этот документ, правила его оформления, и сколько личное дело будет храниться в стенах университета/колледжа.

    Что собой представляет личное дело студента

    Личное дело – это документ, который формируется с момента поступления в вуз. Это папка со всей информацией о студенте. 

    Личное дело студента формируется во время приемной комиссии. Если абитуриент зачислен, его личное дело передают в ректорат, где оно и хранится до конца учебы. Каждому личному делу учащегося присваивается порядковый номер.

    Какие документы входят в состав личного дела

    В ходе учебы в личное дело студента подшивают отметки, а также выписки из приказов о переводе на следующий курс.

    В личных делах студентов колледжей и университетов содержатся следующие документы и информация:

    • личная карточка;
    • медицинская справка; 
    • копия паспорта;
    • копии документов о среднем образовании; 
    • номер приказа о зачислении студент;
    • документы об отчислении или восстановлении; 
    • документы об академическом отпуске;
    • характеристики с места прохождения учебной, производственной и преддипломной практики;
    • сведения об изменении семейного положения (вступил в брак или оформил развод);
    • данные о смене фамилии; 
    • фотографии;
    • документ о прохождении флюорографии;
    • копии свидетельства о рождении детей.

    В личное дело студента вкладываются документы о его переводе из одного вуза в другой. Кроме того, если студент пришел учиться в вуз по целевому направлению, в папке будет храниться и копия договора с тем, кто оплачивает обучение в вузе.

    В папку с личным делом подшивают и те документы, которые дают ему право на предоставление определенных льгот: копии свидетельства о многодетности родителей, инвалидности и пр.

    Все документы хранятся в хронологическом порядке, поэтому по содержимому папки будет легко отследить, что и когда происходило в жизни учащегося.

    Если внутри папки собралось много документов, составляется опись личного дела студентов.

    Пример описи личного дела:

    Что происходит с личным делом, когда студент заканчивает обучение

    Когда студент закончил обучение, в его личное дело подшивают выписки приказов о допуске к сдаче госов, защите диплома, обходной лист, копия диплома, вкладыш с отметками и характеристику за всё время обучения. Сюда же вкладывают зачетную книжку и студенческий билет.

    Если во время учебы студент потерял студенческий билет, он должен написать заявление об утере на имя ректора и приложить копию (или оригинал) объявления из газеты об утере документа. Если была утеряна зачетная книжка, ее придется восстанавливать.

    По окончании учебы личное дело помещают в архив.

    Личное дело иностранного студента

    Кроме стандартного перечня документов, жителям других стран перед началом обучения придется предоставить следующие сведения:

    • заверенные нотариально копии всех страниц документа, удостоверяющего личность иностранного студента (паспорта);
    • копия действующей миграционной карты;
    • копия отрывной части уведомлении о прибытии иностранца (если есть);
    • оригиналы и заверенные нотариально копии документов об образовании, полученные в других странах.

    Сколько хранятся личные дела студентов

    Срок хранения личных дел студентов в архиве университета/колледжа – 75 лет.

    Личные дела отчисленных на 1-3 курсе студентов хранятся только 15 лет. Если учащийся перед отчислением успел закончить 4 и больше курсов, его личное дело будут хранить столько же, сколько и выпускника – 75 лет.

    Как хранится личное дело студента

    Любая информация, которая помещается в папку с личным делом, считается строго конфиденциальной и не может быть раскрыта третьим лицам. Поэтому папки хранятся в строго засекреченном месте с ограниченным доступом.

    Передавать личные данные можно только в случае, если студент предоставит письменное разрешение.

    Если персональные данные студента из личного дела будут незаконно переданы посторонним, виновные подвергаются дисциплинарной, материальной, гражданско-правовой, административной, уголовной ответственности.

    Вот так выглядит личное дело студента (образец министерства образования):

    Студент должен быть готов к тому, что в эту папку будет попадать любая информация о его официальной деятельности, проступках и взысканиях, успехах и неудачах. Сама по себе эта информация ничего не значит. Но если учащийся попадет в трудную ситуацию и будет просить помощи у руководства вуза, личное дело обязательно изучат, чтобы понять, стоит его поддерживать или нет.

    В любом случае помните: если времени на домашнюю работу не хватает, не стоит забрасывать обучение. Ведь рядом есть сервис студенческой помощи, который готов подставить плечо в трудную минуту и перенять часть ваших забот на себя.

    Оцените материал
    2 317
    Узнать стоимость
    Примеры работ
    Посмотрите примеры наших работ
    Мы выполнили 622 276 работ
    Управление персоналом
    Тема: «Теоретические характеристики обеспечения эффективных социально-трудовых отношений в современных экономико-управленческих процессах управления персоналом»
    Время выполения: 7 дней
    Стоимость заказа: 9 000 руб.
    Смотреть работу
    Экономическая социология
    Тема: «Проблемы и перспективы развития социальной защиты безработных в РФ»
    Время выполения: 8 дней
    Стоимость заказа: 9 500 руб.
    Смотреть работу
    Медицина
    Тема: «Гормональная фаза деятельности организма: состав и структурная организация эндокринной системы»
    Время выполения: 3 дней
    Стоимость заказа: 700 руб.
    Смотреть работу
    Психология
    Тема: «Виды психологического консультирования и их специфика»
    Время выполения: 2 дней
    Стоимость заказа: 500 руб.
    Смотреть работу
    Психология личности
    Тема: «Теоретические аспекты изучения готовности к выбору профессии и склонности к риску у старшеклассников с различным типом характера»
    Время выполения: 5 дней
    Стоимость заказа: 2 300 руб.
    Смотреть работу
    Педагогика
    Тема: «Основные возрастные особенности формирования учебной деятельности»
    Время выполения: 6 дней
    Стоимость заказа: 2 000 руб.
    Смотреть работу
    Экономика предприятия
    Тема: «Факторы, влияющие на оборачиваемость дебиторской задолженности»
    Время выполения: 8 дней
    Стоимость заказа: 2 000 руб.
    Смотреть работу
    Педагогическая психология
    Тема: «Отчет по психолого-педагогической практике»
    Время выполения: 9 дней
    Стоимость заказа: 2 300 руб.
    Смотреть работу
    Психология здоровья
    Тема: «Роль занятий физической культурой в процессе формирования психических качеств личности»
    Время выполения: 2 дней
    Стоимость заказа: 900 руб.
    Смотреть работу
    Гражданское право
    Тема: «Правомерное поведение, правонарушения и юридическая ответственность»
    Время выполения: 3 дней
    Стоимость заказа: 1 000 руб.
    Смотреть работу
    Комментарии отсутствуют
    Написать комментарий
    Оставить комментарий
    {$ errors.username[0] $}
    Вы уже наш клиент? Авторизуйтесь.
    {$ errors.email[0] $}
    Пользователь с таким email уже существует! Авторизуйтесь.
    {$ errors.content[0] $}
    Оставляя комментарий, я соглашаюсь на обработку своих персональных данных в соответствии с политикой конфиденциальности